viernes, 4 de octubre de 2013

¿Quieres coger las riendas de tu bar? 10 pasos para una gestión eficiente

La gestión es la asignatura pendiente de la mayoría de los hosteleros, actualmente la gran mayoría toca de oído, no llevan un control efectivo y en la mayoría de los casos desconocen cual es el beneficio de su negocio o cual es la cifra que debería suponer su personal, solo así es posible entender que hayan cerrado 50.000 bares desde 2008, ahora mas que nunca al descender el consumo hay que hacer una gestión precisa y eficiente de nuestro negocio no solo controlando gastos e ingresos sino que tienes que tener claro si esas cifras son las adecuadas para tu bar, restaurante o cafetería.¿Quieres coger las riendas de tu negocio? Acompáñame, he resumido el camino en diez pasos que espero te puedan ayudar.


En primer lugar el hecho de que te plantees revisar tu gestión, ya es un triunfo, estamos tan pegados a nuestro negocio que muchas veces perdemos la perspectiva y dejamos que el día a día nos supere, sin dedicar ni un minuto a analizar, planificar o reflexionar sobre nuestro negocio. Así que de momento, enhorabuena y animo!. Ahora hay que seguir con firmeza y determinación, porque descubrir la verdad de nuestra gestión puede ser un camino traumático e incluso doloroso. ¿Estas preparado? pues acompáñame.

Ahora no es el momento de precipitarse y lanzarse al vacío, tu mejor que nadie conoces como es tu negocio, pero seguramente no te has parado a pensar y hacerte las preguntas adecuadas, muchas veces el día a día en hostelería nos supera. Debes hacerte preguntas generalistas, para ir profundizando en la materia, del tipo ¿Como va el negocio? ¿Cual es mi beneficio? ¿Es adecuado el gasto de materia prima? estas son solo algunas de las preguntas que podrás responder al final del post. De esta forma vas a ir viendo tus puntos fuertes (que deberás potenciar) y tus puntos menos fuertes (que deberás reforzar), en definitiva al final de este proceso vas a conocer de verdad tu negocio y te vas a conocer a ti mismo, mucho mejor. Utiliza la tecnología punta: un lápiz y un papel, escribe como es tu día a día en tu negocio, que percepciones tienes sobre él (clientes, carta, decoración, cocina, concepto, proveedores, materia prima...) observa y apunta todo lo que te parezca relevante. Esto lo puedes hacer durante unos días.

Has empezado a recopilar datos, pero piensa si a esa observación que tu mismo has  realizado, le sumamos la de tus empleados, la de los proveedores, la de tu gestoría, la de tus clientes, la de los bares, restaurantes o cafeterías de tu zona etc. Esto empieza a coger un tinte de un verdadero estudio de mercado objetivo donde vas a tener mucha información y además valiosisima para poder analizar y poder cambiar el destino de tu negocio, ahora es muy importante la actitud que mantengas durante todo este proceso, no podemos ponernos a la defensiva, debemos ser capaces de tener un éspiritu crítico y positivo, pensar que esto va a cambiar y que debemos afrontar la realidad, cuanto antes mejor y es que el negocio ha estado a la deriva durante años y es necesario coger el timón con  firmeza, sin prisa pero sin calma, vale? Esto te llevara mínimo un par de semanas.

Lo ideal es contratar un asesor externo que nos ayude en este proceso, porque muchas veces nosotros mismos estamos viciados y necesitamos una mirada objetiva y profesional que nos guíe en este camino que en muchos casos te adelanto que va a ser doloroso, porque hemos girado en muchas ocasiones la cabeza para no afrontar lo evidente y es que el negocio por este camino no funciona y voy a la ruina. En España tenemos la mala costumbre de, sin formación ni capacitación,  hacerlo todo nosotros mismos, sin valorar el trabajo de otros profesionaleste voy a dar las claves numéricas que debes manejar , que varian en función de tu modelo de negocio bar de tapas, restaurante de lujo, bar de copas, cafeteria. Etc cuanto mas caro es el producto mas elevado sera el coste de la materia prima y deberemos jugar o con el coste de personal o los coste variables, pero esto no es una ciencia exacta, lo importante es que lo numeros te cuadren a ti. observa el gráfico.





Sabiendo estas cifras, podremos analizar y comparar, en nuestra cuenta de explotación, nuestros números, si realmente se corresponden o no, Personal 25-35%, Coste materia prima no debe de superar 33% que dependera del concepto que manejenos, El alquiler debe de rondar el 10%, nuestro benéfico sobre el 12% y el resto gastos variables 20%. La cuenta de explotación la puedes ver a través de los libros contables, si lo prefieres, puedes hacerte una hoja en Excel con todos los gastos e ingresos que tienes a lo largo de tu mes, ojo! estamos analizando la viabilidad de tu negocio por lo que de momento olvídate de cuanto debes, cuanto arrastras de hipotecas etc, de momento vamos a tomarle el pulso a tu bar. Por eso siempre de menos a mas, pasito a paso, pero eso si cuanto antes empecemos mejor.

Una vez analizados los grandes números empezarás a ver por donde puedes comenzar y habrá que analizar cada una de las áreas correspondientes, esto es un análisis introspectivo de tu negocio, de momento, preocúpate en comparar las cifras que te mencionaba y pregúntate  que pasa con el gasto de personal ¿es el adecuado? ¿cuanto gasto en mi materia prima? ¿los suministros luz, agua, gas, teléfono? apóyate en tu gestaría para obtener todos estos gastos, la mayoría de estas cifras las puedes obtener también de tu banco, por eso recomiendo tener un acceso por Internet a tus cuentas donde podrás ver y controlar lo que te pasan por el banco e incluso en algunos bancos estos datos los puedes exportar a una simple hoja de Excel. Sino manejas Excel te recomiendo que veas algún tutorial de los que hay en YOUTUBE. Cuanto mas historico analices, mejor perspectiva tendras de tu negocio.

A partir de aquí comienza TU PLAN DE ACCIÓN, lo primero de tido, es que no hace falta volverse loco y cambiar todo en un mes, establece un periodo de tiempo razonable, ten en cuenta, que si estás tu solo, tendrás que empezar a dedicar todos los días un rato a la gestión, de momento 30 minutos seran suficientes y además atender las necesidades de tu negocio, a no ser que externalices este servicio y contrates a alguien, en algunas ocasiones la gestoría puede hacer estas funciones de asesoramiento económico financiero tendrás que invertir entre 300 y 400€ mas al mes, tu eres el que debes de valorarlo, pero se honesto contigo mismo, no lo asumas y a los tres días lo dejes de lado porque así lo único que vas a conseguir es frustrarte y no conseguir el objetivo que es coger las riendas de tu negocio. El PLAN de ACCIÓN es una lista de tareas, programadas y proyectadas en el tiempo que te van a marcar, los pasos a seguir, para conseguir una gestión eficiente de tu negocio y salir del hoyo en el que tu mismo te has metido.

Dentro del plan de acción estos son algunas de las areas que debes de analizar:
  • Lo primero y lo mas importante, siempre debe de ser tu personal, revisa la Gestión del personal, habla con tus empleados, revisa sus horarios, sus motivaciones, su actitud hacia la venta, lo que les pagas. Analiza tus proveedores, después de la primera toma de contacto, comienza analizando todos y cada un de los proveedores, del mas grande al mas pequeño, seguro que llegas a conclusiones muy interesantes para mejorar tu negocio.
  • Control del stock, esto implica el control de la cámaras frigoríficas y almacenes.
  • Revisa tu carta, cuanto hace que no cambias tu carta? ¿Sabes cual es el coste de tu materia prima? ¿Cual es el plato mas rentable? ¿Cual es tu ticket medio? Es muy difícil sin un sistema informático saber toda esta información ¿Tienes un TPV o una caja registradora de toda la vida? Puedes a partir de ahora analizar los platos de cada servicio, apuntalo con tu tecnologia punta: lapiz y papel.
  • Control de compras, revisa todo lo que estas adquiriendo, mira tu histórico de los 6 últimos meses
  • Analiza tu trabajo y tus funciones dentro del local, piensa en lo que haces desde que entras hasta que sales, para ver en que estás empleando tu tiempo. 
El objetivo es mejorar todas y cada una de las áreas:

  • El personal, hay que sentarse con ellos y escucharles, son los que van a defender nuestro negocio todos los días y merece la pena dedicarles tiempo y esfuerzo. El objetivo debe ser tenerle motivado e implicado.
  • En los almacenes debes de tener lo justo y necesario para responder a las necesidades de tus clientes, tener un stock elevado supone, dinero inmovilizado, que seguramente lo necesitemos para otras cosas. El objetivo tener lo imprescindible.
  • La carta debe de ser adecuada a nuestro concepto con los márgenes adecuados y con el coste de materia prima correspondiente, seguramente habrá platos que hay que revisar, adecuar o incluso eliminar, comprar un Terminal Punto de Venta Táctil es la mejor inversión para un control de nuestro negocio. El objetivo una carta rentable en la que se consuma todo lo que tengamos.
  • Haz una lista con todas las funciones que tienes que realizar al día, la organización, la planificación y el orden son las claves para una gestión eficiente. Elabora una hoja de ruta de cada puestos de trabajo, planifica la cocina. etc. El objetivo es organizarte para aprovechar al maximo tu tiempo.
10º Como te he indicado es un camino largo, pero que debes comenzar cuanto antes mejor, ante la duda utiliza siempre la razón y el sentido común, apóyate en tu equipo tanto para obtener la información inicial como para ir asumiendo este nuevo rumbo, recuerda que los cambios suelen producir rechazo pero que son justos y necesarios para coger las riendas del negocio, lo que menos nos gusta es oír la verdad y este es el mejor indicador  cuanto mas rechazo y dolor nos supongan estas verdades mas debemos profundizar sobre porque nos molesta oír esto y que puedo hacer para mejorar, la recompensa es brutal porque no solo vas a mejorar tu negocio, vas a sentirte mejor y seguramente evolucionaras como persona.

 "Animo a todo/as los propietarios, gerentes o encargados, os quiero dedicar este post , después de la gran cantidad de emails, wasaps y llamadas que estoy recibiendo solicitando ayuda, espero que esto os sirva de orientación y  que sea un punto de inflexión en vuestra gestión, si se puede! pero es muy duro salir del día  a día y muchas veces nosotros mismos nos ponemos  freno a estos cambios necesarios, así que mucho animo! si tienes un local y quieres consultarme llámame 696 816 920 o envíame un wasap, te orientare encantado, El servicio es totalmente gratuito, te espero! "



Roberto Ruiz Rua
CEO y Fundador
Las Rozas - Madrid - España
e-mail: rruizrua@gmail.com
Móvil y wasap: 696816920
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