"Hola soy Ivan Bogdan Madrid, consultor de restaurantes y en mis años de experiencia me he dado cuenta que son mas las reuniones que he entrado y he salido con la misma sensación con la que tenía al principio y encima suelen ser un coñazo espero que con estos consejos no te pase a ti"
7 Claves para hacer una reunión con éxito
- Avisar de la reunión con tiempo suficiente, no solo para que se de todo el mundo por enterado si no para que te de tiempo a preparar la reunión , lo ideal son dos semanas o tres de antelación. Informa: a) del día concreto, b) la temática u orden del día, para que la gente ya este pensando en ello y c) importante informa del tiempo de duración de la misma y mas importante respétalo.
- Asistencia de todo tu equipo, es imprescindible implicar a todo tu personal ( hablo de plantillas de 5 a 10 empleados, PYME o micro empresas ) además es un buen momento para que todos se sientan participes del negocio, ahora, no olvides en la reunión implicar a todos, luego te explico mas abajo como hacerlo, porque es un arma de doble filo si no consigues implicar a todos, puede que alguno se sienta discriminado del grupo.
- La preparación de la reunión debe de ser exhaustiva, no dejes nada al azar, por lo menos vas a necesitar un par de días, plantéate los objetivos que quieres alcanzar en la reunión, escríbelos en un papel, tu pc, tablet o móvil a modo de guión y síguelo luego en la reunión. Si no estas acostumbrado a hablar en público practica frente a un espejo, tus gestos, tu tono de voz.
- La forma de la reunión importa y mucho, sobre todo para que no se duerman, es importante hacer una reunión entretenida y amena, apóyate de todo el material que creas necesario, la imagen llega muchísimo mejor que el texto, yo utilizo presentaciones en PowerPoint que te aseguro que dan un buen resultado, ahora ten en cuenta el tiempo que dispones para la preparación.
- El tiempo de la reunión no debe de sobrepasar los 60 minutos y lo ideal son 45 minutos controla el tiempo, mira la hora, pero si abusar, porque si no parece que quieres acabar rápido, mide tus tiempos de exposición y deja las dudas al final de tu exposición,
- El orden del contenido, durante los 30 primeros minutos el ser humano retiene mejor la información, esta más atento, por lo que te recomiendo al principio lo mas tedioso y deja siempre para el final tus conclusiones con un mensaje final, para que la gente retenga lo último y por supuesto que sea un mensaje positivo... juntos podemos, confio plenamente en el equipo... :-)
- El lugar de la reunión es muy importante, controla aspectos tan básicos como la temperatura ambiente, la luz , la comodidad de los asientos... intenta siempre mantener contacto visual con todos los participantes en la reunión que estén a gusto y cómodos si no, será difícil captar su atención.
"No abuses de ellas, ni tampoco las dilates en el tiempo, lo ideal es hacer un balance mensual que podáis analizar el mes en curso y puedas fijar los objetivos para el próximo mes, recuerda a tus empleados que todo lo que se dices en la reunión es confidencial y no vomites datos, selecciona dos o tres datos económicos y trabaja sobre ellos, los números siempre facilitan la comprensión de la situación. Recuerda que la clave es la preparación de la reunión: Improvisa un 5% y prepara un 95%"Aspectos a tener en cuenta durante la reunión
- Siéntete motivado y positivo a la hora de la reunión, recuerda que todo lo que proyectes lo percibirán tus empleados , eres el centro de atención, cuida también tu aspecto en la reunión
- Mejor de pie que sentado, así podrás incorporar todo tu lenguaje gestual que le dará mayor viveza y será mas entretenida
- Colócate delante de los empleados, mantén contacto visual con todos, a la hora de exponer no te centres en uno, ves fijando tu mirada en varios puntos que abarquen toda la sala haciendo barridos de izda, centro y dcha o viceversa
- El tono de voz alto y claro, proyecta la voz hacia tu público, como si fueras tu mismo un altavoz
- Procura siempre pluralizar, mejor nosotros que vosotros, no establezcas una barrera entre dirección y empleados.Si tienes que reconocer errores hazlo, pluralizando y que cada uno se de por aludido,siempre con un enfoque de aprendizaje para intentar, que no se vuelvan a reproducir
- Utiliza preguntas retóricas para que la gente se sienta más implicada y participe en la reunión sin que te interrumpan del tipo: ¿Quien alguna vez no ha cometido un error?...
- El tono de la reunión no debe ser coercitivo, ni amenazador, si no de animoso y positivo, imagínate que eres un entrenador y vais perdiendo en la primera parte y debes de subir la moral de tu equipo para remontar un resultado... te aseguro que funciona
- Mira al frente y utiliza las manos, si no sabes que hacer con ellas coge un lápiz, pero no las metas en los bolsillos, pierdes credibilidad
- Tomate unos segundos antes de hablar, piensa en tu cabeza lo que vas a decir y puedes decir las cosas con una palabra, mejor que una frase,por eso es muy importante la preparación de la reunión. "Menos es más"
- Elabora un guión escríbelo y sigue el guión que te has marcado
- Controla los tiempos, las dudas mejor para el final
- Acuérdate de dejarte unos minutos para conclusiones, así reforzaras tu mensaje y los objetivos que te planteaste, recuerda lo bueno si breve dos veces bueno.
Como el médico de cabecera que te ayuda cuando estás enfermo o tienes alguna molestia, un consultor de restaurantes puede buscar soluciones a medida a problemas con los números de tu negocio, recursos humanos, renovación de oferta gastronómica, marketing... Invierte en profesionales.
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