Transformar la caja registradora de mi bar en una herramienta de gestión digital 4º

Entrevista con Miss Tipsi "las claves de la gestión digital"- Blog: montar un bar y sobrevivir

Elegir los proveedores que trabajen con nosotros es clave para ser más competitivos y diferenciarnos de los demás, desde el mes de septiembre estamos buscando desde Montar un Bar Consultores los mejores proveedores de restauración en España de cada área de gestión, fruto de esta colaboración www.misstipsi.com nos ofrece su visión en la gestión digital de los negocios de restauración compartiendo su experiencia en Madrid, hoy nos sentamos con Miss Tipsi para que nos responda a Como transformar la caja registradora de mi bar, cafetería o restaurante, en una herramienta de gestión digital, 

"La gestión digital es el punto de inflexión 
para ser un negocio de restauración viable 
y competitivo, nos permitirá evolucionar y 
llevar a nuestro bar, cafetería o restaurante 
al siguiente nivel" .

Hoy nos hemos sentado con Miss Tipsi para que nos responda a nuestra preguntas y nos explique las claves para transformar la caja registradora de nuestro bar cafetería o restaurante en una herramienta digital de gestión.

MontarunBarConsultores: ¿Qué es la gestión digital de un bar, cafetería o restaurante?.

Miss Tipsi: La gestión digital significa reemplazar el boli y las montañas de papel por un programa informático que organice la información de forma fácilmente accesible y analizable. La gestión comienza con el uso de TPVs, tablets e impresoras en el restaurante para dar un servicio más eficiente, y se termina con la gestión integral de todos los aspectos del negocio como el análisis y seguimiento de las ventas, el control de compras, proveedores, albaranes y facturas.

MontarunBarConsultores: ¿Cuáles son los pasos para que mi bar sea un negocio digital del S.XXI?.

Miss Tipsi: Primero tienes que buscar un programa de gestión que te encaje en con tus necesidades, el servicio ofrecido al cliente y el coste. A partir de aquí es esencial comprar el hardware para el restaurante: las TPVs táctiles (Terminal Punto de Venta) son más que necesarios y posiblemente tablets o PDAs (Personal Digital Assistant) se hacen indispensables como comanderos móviles. También deberías hacerte con alguna impresora, por lo menos para imprimir los tickets en barra y las comandas en cocina. Los sistemas de gestión más punteros no requieren ninguna inversión especial en hardware para poder usar el programa de gestión, con un portátil normal y conexión a internet es suficiente para ponerte a trabajar.

MBC: ¿Por qué cree Miss Tipsi que hay que utilizar la gestión digital?.

Miss Tipsi: Influyen tantos factores en la gestión exitosa de un restaurante o bar, que sin una herramienta única desde la que se procese toda la información, es imposible mantener el control y tomar las decisiones acertadas para sacar el mayor rendimiento del negocio.

MBC: ¿Cómo puede beneficiar al propietario de un bar la gestión digital?.

Miss Tipsi: La organización y planificación es clave. La gestión digital permite al propietario de un bar, cafetería o restaurante, beneficiarse de una herramienta que le facilita la toma de decisiones necesarias para llevar la gestión de su establecimiento a un siguiente nivel y optimizar sus recursos. Todos los informes estarán a un solo clic y puedes analizar la evolución de las ventas y los costes de tu negocio de restauración, lograr un control total de lo que se está comprando y a qué precio además de una base de datos de lo que debes de tener en el almacén. Sabrás el rendimiento individual de los camareros, quién ha invitado a qué y generará una base de datos de los consumos de los clientes para ofrecerles un mejor servicio.

MBC: ¿Cuál es la inversión que tiene que hacer un propietario de un negocio de restauración para acceder a la gestión digital?.

Miss Tipsi: La inversión se puede dividir en cuatro partes: 

1ºEl software: Aquí el propietario tiene principalmente dos opciones:

a) Optar por la compra de una licencia de un software. En la mayoría de los casos aparte de la inversión inicial por la compra de las licencias también existe un fee mensual para el mantenimiento del software.

b) Elegir un proveedor que ofrece el pago por uso del software sin tener que hacer una inversión inicial. Esta opción es la alternativa más económica en la que el propietario no tiene que hacer ningún reembolso inicial.

2º El hardware: El propietario tendrá que adquirir TPVs táctiles, posiblemente tablets o PDAs, e impresoras. Hay una gran variedad de productos en el mercado y normalmente, el mismo proveedor del programa de gestión guiará a los propietarios en la compra del hardware. También existe la opción de hacer un renting del hardware (cada día más proveedores disponen de esta opción).

3º Formación: Todos los programas de gestión requieren un cierto grado de formación y la mayoría de los proveedores suelen cobrar por ello. Para poder sacar el mayor beneficio es necesario que el propietario y su equipo aprendan a utilizar la herramienta. 

4º Instalación: Casi todos los softwares requieren un cierto grado de instalación en el restaurante, aunque sólo sea el de tirar cables para conectar la impresora de cocina. Si el programa en cuestión permite tomar comandas con tablets o PDAs, en muchas ocasiones también hará falta ampliar la cobertura del WIFI para asegurar el funcionamiento correcto del software.

MBC: ¿Dónde va a notar más el cambio el propietario de un bar que gestiona digitalmente?

Miss Tipsi: En la agilidad del servicio porque se verá recompensada en una mejor atención al cliente, una fluida comunicación entre sala y cocina, y la reducción de errores humanos durante el servicio. Aparte, la gestión digital permite al propietario tener un control total de su negocio, qué vende y a qué hora, cuál es su coste, a quién está comprando y a qué precio, cuáles son los camareros que venden mejor, quiénes son mis mejores clientes, etc. Toda esta información se presenta de manera clara y ordenada, permitiendo calcular y valorar los procesos e implementado los cambios necesarios para obtener el mayor rendimiento posible al negocio.

MBC: ¿Cuáles son los errores más comunes que cometen los propietarios de restauración?

Miss Tipsi: Según nuestra experiencia, los hosteleros se centran mucho en resolver los problemas del día a día sin dar un paso atrás para pensar y poder analizar la situación con perspectiva. Incluso cuando los propietarios implementan un programa de gestión, muchas veces, su día a día no les permite dedicar el tiempo necesario para aprender usar el sistema correctamente por lo que no llegan a poder sacarle todos los beneficios que ofrecen. Implementar la gestión digital requiere una inversión en tiempo y esfuerzo por parte de los propietarios y si no se realiza esta inversión, no va poder conseguir los resultados esperados.

MBC: ¿Es fácil la gestión digital? 

Miss Tipsi: Como todos los cambios, adaptarse a una nueva manera de trabajar siempre es costoso y requiere un esfuerzo por parte de todo el equipo. Arrancar con un programa nuevo de gestión implica una inversión en tiempo y formación. Es fácil, si el proveedor del software ofrece una formación continua y la ayuda necesaria para que los propietarios y sus equipos aprendan a usar el software.

MBC: ¿Qué estudios o conocimientos necesita el propietario de un bar para la gestión digital?

Miss Tipsi: Ninguno. Tiene que tener la mente abierta, no le deben asustar los cambios. Los programas de gestión buenos están diseñados de manera que cualquier persona que le dedique tiempo, puede usarlos con total facilidad.

MBC: ¿Cómo estáis ayudando desde Miss Tipsi a los propietarios de bares y restaurantes? 

Miss Tipsi: Nosotros no vendemos un programa de gestión de hostelería, vendemos un servicio en el que nos comprometemos a caminar de la mano de nuestros clientes y ayudarles a implementar la gestión digital que ofrece nuestro software. Nuestro punto fuerte es la atención al cliente y la formación continua con la que acompañamos a nuestros clientes en la transición al mundo digital. Somos accesibles para cualquier tipo de bar o restaurante y nos adaptamos completamente a las necesidades de nuestros clientes.

MBC: ¿Cuáles son las claves fundamentales a la hora de elegir un software o un programa de gestión para mi bar, cafetería o restaurante? 

Miss Tipsi:El propietario debería asegurarse de que el software que seleccione cumple las funcionalidades básicas que su bar o restaurante requiere para gestionar el servicio. ¿Necesita varios puntos de impresión, quiere trabajar con tablets/PDAs, ofrece una gestión de mesas y comandas, división de tickets o un módulo de gestión de clientes? ¿Es fácil e intuitivo? ¿Rápido?. En relación con el programa de gestión, aparte de la facilidad de uso, un punto que consideramos muy importante es la accesibilidad. Hay muchos programas que cobran una licencia aparte si el propietario quiere acceder a su programa de gestión fuera del local. Creemos que la accesibilidad es clave para poder implementar la gestión digital; no es factible que el propietario tenga que estar físicamente en el local para poder gestionar su empresa. 

Obviamente, un punto muy importante es el coste del software y el tipo de inversión que quiere realizar el propietario. Muchos software requieren la compra de una licencia por cada TPV/tablet y el sistema de gestión, por lo que la inversión inicial puede ascender a varios miles de euros. Si por el contrario el propietario elige un programa que no cobra la licencia inicial el coste se reduce a un fee mensual que dependerá del número de TPVs/tablets contratados.

Por último, la formación y atención al cliente ofrecida son primordiales para poder asegurar al propietario que la implementación sea un éxito. Por lo tanto, el servicio ofrecido y su coste deberían de jugar un papel importante a la hora de elegir un software.

MBC: ¿Qué opciones dais a vuestros clientes cuando se apaga la luz, se estropea un TPV o por ejemplo me entra un virus por Internet?

Miss Tipsi: Nuestro programa que se llama Miss Tipsi es un programa de gestión en la nube, lo que quiere decir que la información está almacenada y organizada en una base de datos en la nube donde se realizan copias de seguridad diarias. Si se estropea la TPV, los datos se pueden descargar fácilmente en otro equipo para que el riesgo de pérdida sea mínimo. Al mismo tiempo, entendemos que si un restaurante se queda sin luz durante un servicio, de poco le sirve tener los datos en la nube si no puede acceder a ellos. Para solucionar este problema, el propietario tiene la opción de instalar un sistema de alimentación ininterrumpida (una batería por si se va la luz) que le permite funcionar durante un tiempo limitado aunque se haya quedado sin luz. Aparte de eso, nosotros siempre aconsejamos a nuestros clientes tener un plan de contingencia para saber reaccionar en el caso de que fallen todos los medios y se queden sin la TPV. Por si las moscas, siempre debería de haber comanderos y bolis en el restaurante. Así los camareros pueden apuntar las comandas y crear tickets manualmente; de la misma manera que los responsables de caja deben conocer la apertura manual de los cajones por si tuvieran que cobrar.

Desde Montar un Bar Consultores queremos agradecer la colaboración de Miss Tipsi en esta serie de post, si quieres saber más de gestión digital sólo tienes que hacer clic! en los siguientes post

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Los 5 post de gestión digital para tu bar: 

1º 10 programas de gestión para tu bar 2016.
2º Las 10 ventajas de utilizar la gestión digital en mi bar
3º 10 TPVs táctiles para tu bar 2016.
4º Como transformar la caja registradora de mi bar en una herramienta digital de gestión digital
5º ¿Cuánto cuesta un sofware de hostelería para mi bar?